Bearbeiten von Zimmerstornierungen

Im laufenden Geschäftsbetrieb kommt es häufig dazu, dass Reservierungen abgesagt werden. Diese Stornierungen erfolgen aus den unterschiedlichsten Gründen. Es kommt vor, dass reservierte Zimmer für den kompletten Reservierungszeitraum abgesagt werden oder dass der Zeitraum der Reservierung verkürzt wird.

Der Beherbergungsvertrag, der bei einer verbindlichen Reservierung geschlossen wurde, besagt dass der Gast den Hotelzimmerpreis leisten muss wenn er nicht durch Umstände gehindert wird mit denen er überhaupt nichts zu tun hat. Das heißt wenn ein Gast absagt weil er krankt ist oder aus beruflichen Gründen in einer anderen Stadt übernachtet ist er zur Zahlung verpflichtet. Sollte er aber nicht anreisen können weil ein Unwetter seinen Flug verhindert dann ist er von der Zahlung befreit.

In den meisten Fällen wird aus Kulanz auf die Zahlung des fälligen Preises verzichtet. Diese Kulanz hat den Effekt, dass die Gäste auch beim nächsten Mal ein Hotelzimmer buchen und nicht durch komplizierte Stornierungsmodi verschreckt werden. Das frei gewordene Hotelzimmer geht wieder in den freien Verkauf. Die Reservierung wird storniert und aus dem Anreiseordner entfernt. Außerdem wird das reservierte Zimmer aus dem Reservierungssystem gelöscht, damit es nicht mehr als reserviert gilt und die freien Zimmer für alle Rezeptionsmitarbeiter zu erkennen sind.

Es gibt aber auch die Situation, dass die Stornierung nicht akzeptiert wird. Dies ist oft der Fall bei großen Messen oder in Zeiten in denen das Hotel hoch belegt ist. Hier sichert sich der Hotelier durch die Bekanntgabe seiner Stornobedingungen ab. Diese werden dem Gast bei der Reservierung mitgeteilt und die Reservierung durch die Angabe zum Beispiel seiner Kreditkartendetails bestätigt. Nun ist das Zimmer verbindlich für den Gast reserviert. Sollte der Gast das Zimmer kurzfristig stornieren und der Hotelier kann das Zimmer nicht mehr weiter verkaufen, wird der Zimmerpreis abzüglich der Einsparungen von der angegebenen Kreditkarte abgebucht. Sollte keine Kreditkarte vorliegen besteht die Möglichkeit dem Gast eine "No-Show"-Rechnung zuzustellen. Die "No-Show"-Rechnung setzt sich aus dem Zimmerpreis abzüglich der Einsparungen zusammen. Der Gast ist aufgrund des, bei der Reservierung geschlossenen, Beherbergungsvertrags zur Zahlung verpflichtet.

Wird ein Zimmer, zum Beispiel über einen Hotel-Reservation-Service gebucht, besteht die Möglichkeit einer nicht garantierten Reservierung. Bei dieser Reservierungsart geht das Zimmer zu einem festgelegten Zeitpunkt wieder, für den Gast kostenfrei, in den freien Verkauf. Der Zeitpunkt ist meist 18 Uhr. Nach 18 Uhr entfällt für den Gast die Zahlungsverpflichtung, aber auch der Anspruch auf das reservierte Zimmer. So eine Absprache ist auch zwischen Hotelier und Gast möglich und ist eine Art Rücktrittsklausel aus dem Beherberungsvertrag.

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