Vorbereiten und durchführen einer Tagung

Neben der Vermietung von Hotelzimmern werden in Hotels auch Tagungsräume vermietet. Damit eine Tagung optimal vorbereitet werden kann, müssen schon bei der Tagungsraumreservierung verschiedenste Details geklärt werden. Wichtig ist vor allem die Teilnehmeranzahl und die gewünschte Tischform. Außerdem ist abzufragen, ob Medien wie Overhead-Projektor, Leinwände oder Flipcharts gewünscht werden. Wichtig ist auch, ob eine Tagungsverpflegung gewünscht wird.

Der gemietete Tagungsraum ist auf die Anzahl der Tagungsteilnehmer abzustimmen. Es sollten nur so viele Tische und Stühle vorhanden sein, wie es Teilnehmer sind. Die Tische sind zu reinigen, der Raum zu saugen und lüften. Dann werden die Tische und Stühle in die gewünschte Form gebracht. Man unterscheidet hier unter den drei gängigsten Formen: U-Form, Blockform und Parlamentarische Form. Ist dieser Arbeitsschritt erledigt werden die Medien in den Tagungsraum gebracht. Overhead-Projektor / Beamer, Flipcharts und Leinwände sind so aufzustellen, dass sie von jeder Sitzposition gut einsehbar sind. Zusätzlich ist der Tagungsleitung ein so genannter "Moderationskoffer" zur Verfügung zu stellen. Darin befinden sich alle nötigen Utensilien, wie Stifte, Papier usw..

Auf den Tischen werden Schreibblöcke und Stifte ausgelegt. Für jeden Platz ein Exemplar. Außerdem werden Gläser und / oder Tassen ergänzt, je nachdem welche Tagungsgetränke gewünscht werden. Alles ist einheitlich auszurichten, damit ein ordentliches Bild im Raum entsteht. Ein sauberer, ordentlich eingerichteter Raum lässt auf eine gute Vorbereitung schließen. Die Tagungsteilnehmer werden sich wohl fühlen.

Je nachdem wie die Tagung von den Veranstaltern konzipiert gibt es verschiedene Möglichkeiten der Tagungsverpflegung. Es besteht die Möglichkeit die Tagungsgetränke im Tagungsraum zu positionieren. Dann können sich die Tagungsteilnehmer jederzeit selbst bedienen. Die andere Möglichkeit ist, die Tagungsgetränke in einer Tagungspause in den Tagungsraum zu bringen.
Außerdem kann bei einer Tagung außer Tagungsgetränken ein gemeinsames Essen gewünscht sein. Dies wird dann in einem separaten Raum eingenommen. Die Tagungsessen können von einem Cateringunternehmen ins Haus gebracht werden, soweit dem Hotel keine eigene Küche zur Verfügung steht. Schon bei der Reservierung ist ein Menü abzusprechen, damit auch hier alle Vorbereitungen vor Beginn der Tagungsveranstaltung erledigt werden können.

In der Regel erfolgt die Bezahlung einer Tagung durch das Versenden einer Rechnung an den Veranstalter. In der Rechnung werden die Kosten für den Tagungsraum aufgeführt, sowie die Kosten für die konsumierten Getränke und Speisen.

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