Der
Check-in
Der "Check-in" erfolgt an der Rezeption
des Hotels. Hier wird der neu anreisende Gast von einem Mitarbeiter
des Hotels begrüßt. Sollte es sich um einen besonderen
Gast oder eine besondere Gruppe von Gästen handeln, wird
die Begrüßung von der Hotelleitung persönlich
übernommen. Der Gast macht sich schon hier einen ersten
wichtigen Eindruck vom gebuchten Hotel. Der Mitarbeiter sollte
also stets freundlich und entsprechend gut gekleidet sein.
Die freundliche Begrüßung durch das Personal ist
sehr wichtig. Bei Stammgästen bietet es sich an diese
mit Namen anzusprechen.
Beim "Check-in" eines Gastes sind
die nötigen Formalitäten zu erledigen und die hausspezifischen
Informationen an den Gast weiterzuleiten.
Die wichtigste Formalität ist das Ausfüllen
des Meldescheins. Der Meldeschein ist erforderlich um die
Gäste zu erfassen, er beinhaltet Informationen wie den
vollständigen Namen, die Anschrift, Geburtsdatum und
Informationen über die Mitreisenden. Die Daten über
den Gast dienen dem Hotel als Sicherheit vor "Zechprellern"
und "Langfingern". Außerdem greifen Polizeibehörden
gerne auf die Meldescheine zurück, bei der Verfolgung
von Straftätern.
Nachdem der Gast den Meldeschein ausgefüllt
hat erfolgt die Zuteilung des Zimmers. Hierbei ist auf die
besonderen Wünsche des Gastes einzugehen, zum Beispiel,
ob der Gast ein Raucher oder Nichtraucherzimmer bevorzugt.
Diese Information sollte schon bei der Reservierung abgefragt
werden, um das Einteilen der Zimmer zu erleichtern. Trotzdem
kann beim "Check-in" noch eine kurze Rückfrage
richtig sein, es besteht ja die Möglichkeit, dass es
ein Missverständnis gab, oder dass die Gewohnheiten des
Gastes sich seit der Reservierung geändert haben. Nach
der Zimmerzuteilung erfolgt die Übergabe des Zimmerschlüssels
und eine Beschreibung wie er zu seinem Zimmer gelangt. Sollte
es möglich und nötig sein, wird der Gast zu seinem
Zimmer begleitet. Wichtig ist noch, dass der Gast auf die
Frühstückszeiten und den Frühstückssaal
hingewiesen wird, sollte er eine Übernachtung inklusive
Frühstück gebucht haben.
Sollte es sich um einen Gast ohne Reservierung
handeln, sind ihm die verschiedenen Zimmerkategorien vorzustellen
und die jeweiligen Preise zu nennen. Außerdem sind die
im Preis beinhalteten Serviceleistungen zu nennen, wie zum
Beispiel das Frühstücksbuffet oder die Garagennutzung.
Dem "Walk-in" Gast sind nur die noch zu Verfügung
stehenden Kategorien zu nennen, hierbei ist zu berücksichtigen
ob der Gast Raucher oder Nichtraucher ist. Es kann vorkommen,
dass der Gast vor seiner Entscheidung, das Zimmer sehen möchte.
Wenn der Gast sich, nach einer kurzen Besichtigung des Zimmers,
dafür entschieden hat, hat auch er den Meldeschein auszufüllen.
Die wichtigen Hotelinformationen werden ihm geben und der
Zimmerschlüssel ausgehändigt.
Als freundlicher Gastgeber wünscht man
den Gästen einen angenehmen Aufenthalt und weißt
darauf hin, dass die Rezeption bei Fragen gerne zur Verfügung
steht. An dieser Stelle ist der "Check-in" noch
nicht abgeschlossen. Er erfolgt noch die Eingabe der Gastdaten
in die Kundenkartei im Computer. Außerdem wird der Gast
in einem Logisplan / Zimmerbelegungsplan eingetragen. Dies
ist wichtig, um einen Überblick zu haben, welche Zimmer
frei und welche belegt sind. Außerdem kann es vorkommen,
dass ein Gast einen Anruf bekommt und dieser "durchgestellt"
werden soll. Dazu ist es aber von Nöten zu wissen auf
welchem Zimmer sich der Gast befindet. Des Weiteren wird das
"neue Zimmer" eingebucht, dies erfolgt im Computer.
Die hier entstehenden Belege dienen zur späteren Rechnungserstellung.
Alle auf den Gast bezogenen Belege sind zusammen unter der
Zimmernummer abzulegen, damit sie bei Rechnungserstellung,
oder bei Fragen und Problemen, jedem Rezeptionsmitarbeiter
zugänglich sind.
Anzeige
Hast du auch einen Text für ein Berichtsheft
geschrieben? Willst du diesen Text auf gastrowissen.de
lesen? Selbstverständlich wird dein Name als Verfasser
genannt! Dann schick doch eine eMail an info@gastrowissen.de.
|